fbpx

Plan finansowy kawiarni

plan finansowy kawiarni

Spis treści

Plan finansowy kawiarni

Czyli innymi słowy: „ile kaw kawiarnia musi sprzedać, by pokryć swoje koszty?” Jak już wspomnieliśmy w naszym poprzednim artykule nt. biznesplanu kawiarni, odpowiedź na to pytanie, nie jest wbrew pozorom wiedzą powszechną. Dlatego też przygotowaliśmy poniżej kalkulator, który w sposób humorystyczny odpowiada właśnie na to pytanie. 😉

Oczywiście prawdziwy plan finansowy kawiarni oraz jej kalkulacja są dużo bardziej skomplikowane. Podczas wstępnego spotkania z klientami poświęcamy temu aspektowi co najmniej kilka godzin, by dokładniej wyliczyć i zinterpretować otrzymane wyniki oraz pokazać możliwe opcje oraz scenariusze. Analizę zaczynamy od szacowania spodziewanych kosztów, następnie analizujemy potencjalne obroty oraz wszystkie czynniki mogące mieć wpływ na obie te wartości.

Koszty kawiarni

Szacowanie kosztów stałych i zmiennych – związanych z funkcjonowaniem kawiarni. W szczególności będą to, na przykład:

  • czynsz dla właściciela lokalu (gdy lokal jest wynajmowany)
  • koszty utrzymania lokalu oraz części wspólnych (np. woda, ogrzewanie, wywóz śmieci, ochrona części wspólnych itp.)
  • usługi telekomunikacyjne: Internet i telefon
  • ubezpieczenia: mienia kawiarni oraz odpowiedzialności cywilnej
  • monitoring, jeżeli jest to opcja abonamentowa
  • dzierżawa terminala płatniczego
  • dzierżawa systemu POS, jeśli nie zostanie zakupiony na własność
  • dzierżawa ekspresu, jeśli nie zostanie zakupiony na własność
  • raty leasingowe, jeśli sprzęt nie zostanie zakupiony na własność
  • koszty księgowości
  • koszty ZUS, w przypadku działalności gospodarczej lub spółek osobowych
  • koszty energii elektrycznej
  • koszty finansowe, opłaty bankowe, prowizje od transakcji bezgotówkowych itp.


Koszty stałe, a zwłaszcza czynsz uzależnione są od lokalizacji oraz jej potencjalnej atrakcyjności. Zwykle droższe lokale oznaczają większy potencjał miejsca, ale nie jest to regułą i niekoniecznie oznacza to automatyczny sukces dla kawiarni.

Szacowanie kosztów wynagrodzeń – nawet jeśli planujesz małą kawiarnię, w której chcesz stworzyć przede wszystkim miejsce pracy dla siebie, jest duża szansa że będziesz potrzebować kogoś do pomocy, czyli pracowników. Nawet najmniejszy lokal będzie oznaczać sporo pracy, nie tylko godzin spędzonych za barem, ale też kolejnych na planach i analizach. Próba zrobienia wszystkiego samemu zwykle oznacza permanentne zmęczenie fizyczne i psychiczne, które prowadzi jedynie do frustracji i złych decyzji. Jeśli jednak nadal planujesz być sterem, żeglarzem i okrętem, miej świadomość że zwiększa to podejmowane ryzyko.

Aby oszacować koszty wynagrodzeń musisz ustalić ile roboczogodzin w miesiącu będzie potrzebne żeby kawiarnia sprawnie funkcjonowała. Weź pod uwagę takie kwestie jak:

  • w jakich godzinach i w jakie dni będzie otwarty lokal? Czy planujesz otwierać w dni świąteczne?
  • czy planujesz obsługę kelnerską? Zwykle oznacza to dodatkowe osoby na sali, czyli więcej godzin, za które trzeba zapłacić
  • czy wszystkie produkty z menu będą przygotowywane na miejscu? Oznacza to dodatkowe osoby, które zajmą się produkcją w ciągu dnia
  • czy wszystkie produkty będą przygotowywane na zamówienie, czy może będą czekały gotowe? Czy czas obsługi będzie kluczowym czynnikiem sukcesu?


Drugim aspektem kalkulacji będzie stawka i forma umowy, którą planujesz zaproponować pracownikom. Czy będą to tylko studenci na zlecenie, czy pracownicy etatowi z umową o pracę. Podstawowym kryterium przy podejmowaniu decyzji będą warunki oferty oraz ich atrakcyjność w oczach kandydatów. Od zaangażowania i podejścia do pracy twoich pracowników, będzie zależał sukces kawiarni.

Koszt wynagrodzeń pracowników na zlecenie będzie iloczynem wszystkich przepracowanych przez nich roboczogodzin oraz stawek godzinowych powiększonych o koszty pracy (np. ubezpieczenia społeczne). Koszt wynagrodzenia pracowników na etat, będzie natomiast wartością stałą.

Przychody kawiarni

Znając koszty funkcjonowania kawiarni należy sprawdzić czy potencjalne przychody będą w stanie je pokryć w założonym okresie. Aby oszacować spodziewane obroty należy założyć spodziewaną średnią wartość paragonu (zwanego też średnim koszykiem) i pomnożyć przez oczekiwaną liczbę paragonów.

Szacowanie średniego paragonu – na podstawie założeń dotyczących foodcostu oraz polityki cenowej.
Można to zrobić na podstawie sumy uśrednionej ceny produktów do picia i do jedzenia. Realny średni paragon zależeć będzie też od standardów obsługi, od tego czy twoi pracownicy polecają i sugerują dodatkowe produkty oraz czy menu kawiarni jest wystarczająco zróżnicowane cenowo, tzn. jest w ofercie duża grupa tańszych produktów, a mniejsza droższych. Jeśli natomiast profil kawiarni nastawiony jest na sprzedaż samej kawy – wtedy w średnim koszyku będzie statystycznie jeden produkt, jego wartością będzie średnia cena kawy z menu.

Szacowanie średniej liczby paragonów – na podstawie badań rynku i analizy lokalizacji.
Liczbę paragonów możesz estymować poprzez dodanie do siebie dwóch wartości: przewidywanej liczby odwiedzin osób przypadkowych oraz tych, które przyjdą celowo. Ruch przypadkowy to zwykle funkcja ruchu pieszego, natomiast ruch celowy to funkcja skuteczności reklamy i wielkości lokalnego rynku, szacowanych na podstawie badań, obserwacji i analizy konkurencji. Nie jest to wartość na którą można mieć jakikolwiek wpływ w krótkim okresie – liczba potencjalnych klientów jest jaka jest. To na co masz wpływ, to skuteczność reklamy, czyli tzw. konwersja. Sprawdź do ilu klientów możesz potencjalnie dotrzeć i w jakim czasie. Następnie zastanów się na ile zdołasz ich przekonać do pierwszych odwiedzin w -twojej kawiarni? Najszybszym i najłatwiejszym sposobem wydaje się analiza kampanii reklamowych w mediach społecznościowych połączona z analizą grup docelowych, wybranych na podstawie zainteresowań, czynników demograficznych i lokalizacji.

Na tym etapie kalkulacji zakładaj realistyczne wartości i raczej pesymistyczne scenariusze. Absolutnie nie oznacza to, że cały lokal, jego układ i liczbę miejsc należy planować w wersji mini. Planuj sukces, ale bądź przygotowany na to, że nie przyjdzie on od pierwszego dnia. Daj się poznać klientom i zdobądź ich zaufania, nawet jeśli to chwilę zajmie.

Założenia dotyczące food costu – czyli stosunku kosztów składników do ceny finalnej produktu netto.
Planowanie food costu powinno być jednym pierwszych elementów pomysłu na kawiarnię, ponieważ to na jego podstawie należy kształtować politykę cenową oraz tworzyć nowe produkty w menu, nie odwrotnie. To dość skomplikowany temat, pełen nieoczywistych niuansów i pewnie świetny pomysł na osobny artykuł. Sama funkcja jest również bardzo ciekawa, o czym możesz przekonać się oglądając jej wykres w Google.

Na ten moment uogólnijmy analizę foodcostu do spojrzenia koncepcyjnego. Operując dwiema zmiennymi: kosztem zakupu surowców i ceną produktu końcowego, możną przyjąć kilka strategii cenowych, których nie będziemy powtarzać, bo łatwo je znaleźć w Internecie. Przed podjęciem decyzji o wyborze którejś z nich, odpowiedz sobie na kilka ważnych pytań. Czy planowana lokalizacja pozwala na wyższe ceny? Jaki wizerunek marki chcesz budować? Jak wygląda oferta bezpośredniej konkurencji? Jak będzie wyglądać Twoje menu? Jakiego spodziewasz się ruchu i ile powinna trwać obsługa pojedynczego klienta? Jaka będzie Twoje realna efektywność obsługi, ilu pracowników będzie w nią zaangażowanych… itd. itp.

Podsumowanie

Mając tak przygotowany plan finansowy kawiarni, uwzględniający szacunki przychodów i kosztów, pozostaje do wykonania kilka działań arytmetycznych oraz poprawna interpretacja wyników. Przyda się również dobry arkusz kalkulacyjny umożliwiający łatwą zmianę parametrów, tak by określić kilka optymistycznych i pesymistycznych scenariuszy rozwoju, w założonym horyzoncie czasowym.

Zdajemy sobie sprawę, że zadanie to nie należy do najłatwiejszych, dlatego też poświęcamy mu sporo czasu podczas naszych spotkań konsultacyjnych z klientami. Omawiamy pomysł na kawiarnię, analizujemy lokalny rynek oraz wszelkie plusy i minusy danej lokalizacji. Następnie wspólnie tworzymy plan finansowy: kalkulację kosztów otwarcia i prowadzenia kawiarni – w zależności od pomysłu i oczekiwań lub wyceniamy lokal, w przypadku przejęcia istniejącej kawiarni. Rozmawiamy też o efektywnym wykorzystaniu dostępnego budżetu, potrzebnym sprzęcie, pracownikach, pomysłach na menu i marketing itd.

Jeśli czujesz, że jest to wiedza, która może Ci się przydać, napisz do nas lub umów się na bezpłatną rozmowę, a przedstawimy Ci naszą ofertę bardziej szczegółowo.

Udostępnij...

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on vk
Share on pocket
Share on skype
Share on whatsapp
Share on telegram
Share on email
własna kawiarnia

Ta strona zawiera ciasteczka i inne elementy analityczne. Więcej informacji w Polityce Prywatności