Znając koszty funkcjonowania kawiarni należy sprawdzić czy potencjalne przychody będą w stanie je pokryć w założonym okresie. Aby oszacować spodziewane obroty należy założyć spodziewaną średnią wartość paragonu (zwanego też średnim koszykiem) i pomnożyć przez oczekiwaną liczbę paragonów.

Szacowanie średniego paragonu – na podstawie założeń dotyczących foodcostu oraz polityki cenowej.
Można to zrobić na podstawie sumy uśrednionej ceny produktów do picia i do jedzenia. Realny średni paragon zależeć będzie też od standardów obsługi, od tego czy twoi pracownicy polecają i sugerują dodatkowe produkty oraz czy menu kawiarni jest wystarczająco zróżnicowane cenowo, tzn. jest w ofercie duża grupa tańszych produktów, a mniejsza droższych. Jeśli natomiast profil kawiarni nastawiony jest na sprzedaż samej kawy – wtedy w średnim koszyku będzie statystycznie jeden produkt, jego wartością będzie średnia cena kawy z menu.

Szacowanie średniej liczby paragonów – na podstawie badań rynku i analizy lokalizacji.
Liczbę paragonów możesz estymować poprzez dodanie do siebie dwóch wartości: przewidywanej liczby odwiedzin osób przypadkowych oraz tych, które przyjdą celowo. Ruch przypadkowy to zwykle funkcja ruchu pieszego, natomiast ruch celowy to funkcja skuteczności reklamy i wielkości lokalnego rynku, szacowanych na podstawie badań, obserwacji i analizy konkurencji. Nie jest to wartość na którą można mieć jakikolwiek wpływ w krótkim okresie – liczba potencjalnych klientów jest jaka jest. To na co masz wpływ, to skuteczność reklamy, czyli tzw. konwersja. Sprawdź do ilu klientów możesz potencjalnie dotrzeć i w jakim czasie. Następnie zastanów się na ile zdołasz ich przekonać do pierwszych odwiedzin w -twojej kawiarni? Najszybszym i najłatwiejszym sposobem wydaje się analiza kampanii reklamowych w mediach społecznościowych połączona z analizą grup docelowych, wybranych na podstawie zainteresowań, czynników demograficznych i lokalizacji.

Na tym etapie kalkulacji zakładaj realistyczne wartości i raczej pesymistyczne scenariusze. Absolutnie nie oznacza to, że cały lokal, jego układ i liczbę miejsc należy planować w wersji mini. Planuj sukces, ale bądź przygotowany na to, że nie przyjdzie on od pierwszego dnia. Daj się poznać klientom i zdobądź ich zaufania, nawet jeśli to chwilę zajmie.

Założenia dotyczące food costu – czyli stosunku kosztów składników do ceny finalnej produktu netto.
Planowanie food costu powinno być jednym pierwszych elementów pomysłu na kawiarnię, ponieważ to na jego podstawie należy kształtować politykę cenową oraz tworzyć nowe produkty w menu, nie odwrotnie. To dość skomplikowany temat, pełen nieoczywistych niuansów i pewnie świetny pomysł na osobny artykuł. Sama funkcja jest również bardzo ciekawa, o czym możesz przekonać się oglądając jej wykres w Google.

Na ten moment uogólnijmy analizę foodcostu do spojrzenia koncepcyjnego. Operując dwiema zmiennymi: kosztem zakupu surowców i ceną produktu końcowego, możną przyjąć kilka strategii cenowych, których nie będziemy powtarzać, bo łatwo je znaleźć w Internecie. Przed podjęciem decyzji o wyborze którejś z nich, odpowiedz sobie na kilka ważnych pytań. Czy planowana lokalizacja pozwala na wyższe ceny? Jaki wizerunek marki chcesz budować? Jak wygląda oferta bezpośredniej konkurencji? Jak będzie wyglądać Twoje menu? Jakiego spodziewasz się ruchu i ile powinna trwać obsługa pojedynczego klienta? Jaka będzie Twoje realna efektywność obsługi, ilu pracowników będzie w nią zaangażowanych… itd. itp.